Ada, la giovane russa


Ada, una giovane ragazza russa, sta facendo difficoltà nel gestire al meglio le riunioni all’interno del suo team.

In quanto Team leader, e in quanto responsabile di organizzare le riunioni di tutta la sua squadra, vorrebbe trovare un metodo per rendere i propri meeting più efficaci.

Cosa accadrà un sabato mattina nella stazione dei treni di Irkutsk?

Scopriamolo ora, immergendoci nella sua storia.


Comunicazione durante le riunioni: come gestire al meglio le riunioni







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Ada, la giovane russa

Ada è una giovane ragazza russa proveniente da Irkutsk, città della Russia siberiana centrale, famosa per la sua Cattedrale dell'Epifania, una delle più belle cattedrali ortodosse al mondo.


Gestire le riunioni al meglio, comunicare al meglio durante i meeting




 

Ore 6:00 di un sabato mattina d’estate.

Ada, in quanto amante di viaggi, si trova nella stazione dei treni di Irkutsk per un breve viaggio rilassante al Khovsgol Lake, un lago al confine tra la Russia e la Mongolia.

Ad un certo punto, un uomo si siede sulla stessa panchina sulla quale si era seduta Ada poco prima.







«Ciao ragazza, anche tu in partenza?»

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«Buongiorno signore. Sì, mi aspetta una giornata di relax, finalmente.»

Comunicazione efficace riunioni e meeting: come comunicare al meglio nelle riunioni





«Dove sei diretta di bello?»

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«Oggi vado al Khovsgol Lake, un lago al confine con la Mongolia. Lei, signore?»

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«Io? Oh, io sono diretto da tutt’altra parte. Sto andando nel luogo che più di qualsiasi altro riesce a trasmettermi pace e serenità. L’hai mai sentito il lago Bajkal

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«Certo signore, tuttavia non ci sono mai stata.»

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«Davvero? Lo sai che è considerato il lago con il maggior volume d’acqua al mondo? 

Pensa che al suo interno vi è quasi un quarto di tutta l’acqua dolce presente sul nostro pianeta.»

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«Wow! Questo proprio non lo sapevo.» esclamò stupefatta la giovane russa.

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L’uomo si prese un momento di pausa.

Sfilò dal suo zaino un block notes e iniziò a scrivere.







«Signore, non mi dica che anche lei ha la passione per la scrittura.»

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«Oh, sì. Anche a me piace scrivere. Tuttavia, sto semplicemente organizzando le riunioni della prossima settimana. 

Come ben sai, non è mai bene presentarsi ad una riunione impreparati. Soprattutto se a gestire la riunione siamo noi.»

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«Ha detto riunione?»

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«Sì ragazza, riunione.» replicò l’uomo, senza aggiungere altra parola.

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La giovane russa rimase in silenzio qualche istante.







«Signore, posso chiederle come è abituato a gestisce le riunioni?

Sono diventata Team leader da poco e, dovendo anch’io gestire diversi meeting, sto facendo un po’ di difficoltà.»

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«Ragazza, mi piace la tua domanda. Posso chiederti innanzitutto il tuo nome?»

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«Mi chiamo Ada. Lei, signore?»

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«Il mio nome è Boris, piacere di conoscerti.

Mi chiedevi come gestire al meglio le riunioni. Dico bene, Ada?»

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«Sì, lavorando in un’azienda in forte crescita, e dovendo ottimizzare al meglio il mio lavoro, mi piacerebbe capire come rendere le riunioni più efficaci. 

Lo so che potrebbe sembrarle banale come richiesta ma, essendo io una persona molto curiosa, adoro imparare ogni giorno qualcosa di nuovo.»

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«È un grande pregio questo. Complimenti Ada! Ad ogni modo, devo darti una brutta notizia.»

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«Quale notizia?»

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«Per poterti aiutare, e riflettere insieme su come rendere le tue riunioni più efficaci, ho bisogno di più tempo. E, purtroppo, il tuo treno sta per arrivare.»

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«Già, ha ragione.» replicò la ragazza un po’ sconsolata.

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«Ada, è tutto ok. Una soluzione esiste sempre.»

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«Ah sì? E qual è la soluzione?»

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«Beh, puoi accompagnarmi al lago Bajkal.»

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«Ne è sicuro? Non sarò un peso per lei?»

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«Un peso? Ragazza, nessuna persona è un peso se a guidare tale persona è l’ambizione.

Dai su, vai a cambiare il biglietto. Tra un paio di minuti il treno per il lago Bajkal sarà qui.»

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La ragazza, un po’ confusa ma allo stesso tempo eccitata per un cambio di marcia così improvviso, cambiò in fretta il biglietto e tornò a sedersi sulla panchina insieme all’uomo.







«Signore, come pensa di organizzare la giornata?» chiese sorridendo la giovane russa.

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«Attendi Ada, attendi.» disse l’uomo, chiudendo per un istante gli occhi.

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Non passò nemmeno un minuto che il treno diretto al lago Bajkal sostò esattamente di fronte ai due.







«Signore, è arrivato!» esclamò la ragazza.

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«Ottimo, saliamo.» disse l’uomo, riaprendo gli occhi e salendo insieme ad Ada sul treno.

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I due si accomodarono vicini e, qualche minuto più tardi, il treno riprese la marcia.







«Bene ragazza, raccontami un po’ come gestisci attualmente le riunioni.»

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«Beh, diciamo che non ho un vero e proprio metodo.» rispose un po’ imbarazza la giovane russa.

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«Ok, quindi immagino affronti le riunioni senza alcuna preparazione. Ho capito bene?»

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«Sì, esatto.»

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«Bene, questo significa che vi sono ampi lati di miglioramento.» disse sorridendo l’uomo.

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Il signor Boris guardò per un istante fuori dal finestrino.

L’alba era da poco sorta e il cielo prometteva una giornata priva di nuvole.







«Ada, mi hai detto che gestisci tu le riunioni all’interno del tuo team. Corretto?»

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«Sì, sono io che le gestisco. Siamo un team di sei persone e, essendo io la Team leader, sono io che mi occupo di organizzarle.»

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«Ok, molto bene. E dimmi: come avvisi le persone della riunione in arrivo? Invii loro una email? Un messaggio? Fornisci qualche documento?»

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«Ehm, invio loro una semplice email.»

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«D’accordo. Posso chiederti cosa contiene questa semplice email?»

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«Nulla di che, signore. Solamente le indicazioni sull’orario della riunione e qualche informazione sulla tipologia di meeting che andremo a tenere.»

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«Ok, mi è chiaro. Ti faccio una domanda: prima di ogni riunione, hai già in mente gli step che la caratterizzeranno? 

Sai già quali saranno le attività che verranno trattate nel meeting e le varie tempistiche delle varie attività?»

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«Sì, ho abbastanza chiaro ciò che andremo a trattare.»

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«Ottimo, e immagino che anche le altre persone abbiamo chiaro tutto ciò. Dico bene?»

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«Ehm, non proprio.» ammise la ragazza.

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«Ok Ada, quindi mi stai dicendo che le persone del tuo team non hanno la minima idea di quali saranno le attività che verranno trattate, e le tempistiche legate ad ogni attività. È così?»

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La giovane russa fece un cenno con il capo e, un po’ sconsolata, rimase in silenzio.







«Ada, è tutto ok.» replicò l’uomo sorridendo. «Se non sbaglio ci troviamo qui per migliorare il tuo lavoro come Team leader, dico bene?» chiese l’uomo, sfoggiando un grazioso sorriso.

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«Sì, ha ragione.» disse la ragazza a bassa voce, facendo uscire anch’ella una leggera luce dal suo volto.

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«Bene, direi che questo è il primo aspetto importante sul quale potrai già lavorare da adesso in poi. Che ne dici?»

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«In che senso, signore? Potrebbe dirmi come mettere in pratica tutto ciò?»

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L’uomo si prese qualche secondo per capire come aiutare al meglio la giovane russa.







«Ada, posso chiederti quante riunioni hai in programma per la prossima settimana?»

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«Tre, signore.»

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«Benissimo. Facciamo così: mentre questo treno ci porta al lago ti lascio svolgere un’attività molto interessante e, allo stesso tempo, particolarmente utile. 

Una cosa però ti chiedo: il tuo zainetto ospita per caso un diario?»

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«Sì, certo.»

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«Bene, ciò che ti invito a fare nei prossimi minuti è prendere il tuo diario e, per ogni riunione che hai in programma per la prossima settimana, trascrivere l’elenco delle attività che la riunione prevede, oltre che le tempistiche di ogni singola attività.»

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«Ok signore, potrebbe farmi un esempio? Non vorrei mai cadere in errore.»

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«Certo Ada. Ipotizziamo che la tua riunione preveda tre attività: l’analisi della settimana appena trascorsa, la preparazione del lancio di un nuovo progetto e la presa in considerazione di una partnership.

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Quello che farai sarà svolgere un semplice elenco puntato, aggiungendo a fianco alle attività il tempo che pensi di dedicare ad ognuna di esse.

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Quindi, nel nostro esempio, il tuo elenco sarà simile a questo:

  1. Analisi della settimana appena trascorsa: 10 minuti.
  2. Preparazione del lancio del prodotto X: 30 minuti.
  3. Considerazione di una partnership con l’azienda Y: 15 minuti.
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È chiaro, Ada?»

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«Sì, ora mi è chiaro. In sostanza, devo fare l’elenco delle varie attività che andremo a trattare durante la riunione con le rispettive tempistiche.»

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«Sì, esatto. Mi dicevi sono tre le riunioni che dovrai affrontare la prossima settimana. Dico bene?»

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«Sì, sono tre.»

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«Ottimo, credo proprio che ne avrai per un bel po’.

Nel frattempo che tu trascrivi sul tuo diario le varie attività, io spengo gli occhi per un’oretta. 

Non appena avrai finito, svegliami pure.» disse l’uomo, chiudendo gli occhi.

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La ragazza, ascoltate le parole del signor Boris, si mise subito all’opera.

Per un’oretta, Ada rimase immersa nel suo diario, portando alla mente tutte le attività che avrebbe dovuto trattare durante le tre riunioni, con le relative tempistiche.

Una volta concluso, la giovane russa fece sentire nuovamente la sua voce.







«Signore, signore.» disse Ada a bassa voce. «Io avrei finito.»

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L’uomo riaprì gli occhi e, senza guardare il diario della ragazza, riprese a parlare.







«Bene Ada. Qualcosa mi dice che posso fidarmi delle tue capacità. 

Come ti senti ora che hai trascritto i tre elenchi sul tuo diario?»

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«Ho maggior chiarezza, signore!»

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«Benissimo, ora sai cosa fare. Dico bene?»

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«Immagino dovrò far arrivare questo elenco anche ai miei colleghi e alle mie colleghe.»

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«Esatto ragazza, brava! Domani, non appena tornerai a casa, ti basterà riportare il tutto in una semplice email e avvisare le persone della scaletta relativa ad ogni riunione. 

In questo modo affronteranno il meeting con maggior consapevolezza e maggior prontezza.

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Ricordati che anticipare alle persone ciò che le aspetta è il miglior modo per prepararle mentalmente.

Immagino tu non voglia affrontare le riunioni con persone impreparate, non è così?»

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«Sì, assolutamente!» esclamò la giovane russa.

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Proprio in quel momento il treno sostò.







«Oh, siamo arrivati.» disse l’uomo, felice di fare ritorno in uno dei suoi posti preferiti.

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«Scendiamo?» chiese la ragazza.

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«Sì, scendiamo!» esclamò l’uomo.

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I due lasciarono il treno e, per qualche minuto, si incamminarono verso il lago che, ora, si trovava qualche centinaio di metri sotto di loro.







«Wow, guardi laggiù!» esclamò la giovane russa, indicando dal promontorio sul quale si trovavano l’immenso bacino d'acqua.

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«Te l’ho detto Ada che questo era un lago speciale.»

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«È possibile scendere a riva?» chiese la giovane russa.

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«Certo! Poi avremo modo di scendere. Che ne dici se nel frattempo ci sediamo su queste pietre e ammiriamo il lago dall’alto?»

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«Sì, mi sembra una buona idea.» disse la ragazza, sedendosi su un sasso vicino a un larice.

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L’uomo replicò il gesto della ragazza e riprese a parlare.







«Ada, posso chiederti una cosa riguardo le tue riunioni?»

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«Sì, mi dica pure.»

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«Come organizzi personalmente i tuoi meeting? Prepari per caso dei documenti da condividere? Pianifichi delle domande da porre alle persone del team?»

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«Beh, non proprio. Se ho qualche presentazione da condividere la preparo in anticipo, sì. Tuttavia, non preparo alcuna domanda.»

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«Ok, credo che potremo approfondire un altro aspetto importante.»

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«Quale, signore?»

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«Quello relativo alle domande da porre. Solitamente, quando si prepara una riunione, ci sono sempre delle domande che si vuole porre alle persone. 

È quindi bene fare un elenco di tutti i quesiti che vogliamo far emergere in ogni fase della riunione.»

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«Mi sta dicendo che devo preparare le domande in anticipo?»

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«Sì, esatto.»

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«E dovrò farle avere alle persone del mio team prima di iniziare il meeting?»

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«Oh no, non serve. Le domande servono solamente a te. Ti serviranno per guidare al meglio la riunione. 

Succede fin troppo spesso di non porre tutte le domande che si vorrebbero fare. 

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Quindi, se ti va, puoi riprendere ora il tuo diario e trascrivere tutte le domande che, nelle tre riunioni in programma per la prossima settimana, vorrai fare alle persone.»

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«D’accordo. Mi basterà svolgere un semplice elenco?» chiese conferma la giovane russa.

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«Sì Ada, assicurati che l’elenco contenga il nome della persona - o delle persone - a cui vorrai porre la domanda, e il momento della riunione nel quale vorrai porla. 

Vi sono infatti domande che è bene fare prima, e altre che è bene porre dopo.»

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«Ok, vuole che lo faccio ora?» chiese la ragazza, iniziando a sfilare il diario dallo zainetto.

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«Sì, se hai piacere, puoi farlo ora.» confermò l’uomo.

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La giovane russa, con lo sguardo rivolto all’immenso lago e alla distesa di alberi alla sua destra, iniziò a riflettere e a portare nero su bianco i propri pensieri.

Nei minuti successivi trascrisse ogni domanda che riteneva essere opportuno fare nei vari momenti della riunione.







«Signore, ho fatto!» intervenne la ragazza dopo una mezz’oretta.

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«Ottimo Ada.» disse l’uomo, staccando gli occhi da una grande roccia a un centinaio di metri da loro. «Come ti senti?»

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«Più preparata. E anche meno agitata.»

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«Certo ragazza, la preparazione riduce l’agitazione. Si sa.» replicò l’uomo, non aggiungendo altro.

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«Mi consiglia di svolgere questo esercizio ogni volta che ho in programma una riunione?» domandò la giovane russa.

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«Sì, è esattamente quello che faccio io. Prima di dare il via a qualsiasi riunione, mi assicuro sempre di avere a portata di mano le domande da porre, oltre che tutti i documenti che vorrò condividere. 

In questo modo, non rischierò di far perdere tempo alle persone del team. Non sarebbe rispettoso nei loro confronti, condividi?»

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«Sì, condivido a pieno.» affermò la giovane russa.

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«Ada,» riprese a parlare l’uomo dopo una breve pausa, «lo sapevi che il lago Bajkal è considerato il lago più profondo al mondo?»

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«Davvero? Quanto è profondo?»

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«La sua profondità è di ben 1.642 metri, cara ragazza. Nessun lago al mondo è così profondo. E nessun lago al mondo è più antico di esso. Si dice che risalga a 25 milioni di anni fa.»

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«Wow!» esclamò entusiasta la giovane russa. «Che ne dice se scendiamo e lo ammiriamo da vicino?»

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«Sì Ada, sono d’accordo con te.»

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I due si incamminarono lungo un ripido sentiero che portava alla riva.

Il terriccio sotto i loro piedi era ancora fresco dalla notte, e il colore trasparente del lago iniziò a farsi sempre più intenso.

Qualche minuto più tardi, i due arrivarono nei pressi di un piccolo scoglio, nelle vicinanze di una falesia.







«Ragazza, ti va se ci sediamo su questa roccia?»

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«Certo che mi va!» esclamò Ada, staccando gli occhi dalla trasparenza del lago e seguendo l’uomo sullo scoglio.

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I due si sedettero vicini.

Di fronte ai loro occhi vi era uno dei laghi più grandi al mondo.

La brezza siberiana, nonostante fosse estate, iniziò a farsi sentire.

Anche le ghiandaie siberiane, appollaiate sugli alberi, stavano ammirando il lago intonando qualche canto angelico.







«Ti piace qui?» chiese l’uomo, una volta sedutosi sulla roccia.

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«Signore, sembra di essere su un altro pianeta!»

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«Già, è proprio così. Pensa che qui vivono più di 1.500 specie di animali e piante diverse.»

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«Davvero?»

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«Sì, guarda laggiù!» disse l’uomo, indicando un animale in lontananza.

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«Wow, è una foca?»

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«Sì, dovrebbe essere una nerpa, detta anche la foca del Bajkal.»

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«È davvero magnifico!» esclamò la ragazza.

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«Sì Ada, è magnifico. Che ne dici se approfittiamo di questo splendido luogo per riflettere su come rendere ancor più efficace la tua comunicazione?»

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«Intende durante le riunioni?»

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«Sì, esatto. Ti sei mai chiesta come comunichi durante le riunioni?»

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«Ehm, no. Non me lo sono mai chiesta.» disse la ragazza sorridendo.

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«Non sei l’unica. Anch’io fino a qualche anno non prestavo minimamente attenzione alla mia comunicazione.

Poi, però, mi sono stati donati alcuni consigli. Consigli che, da quel giorno, non ho mai smesso di mettere in pratica in qualsiasi meeting gestissi.»

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«Quali consigli?» chiese incuriosita la giovane russa.

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«I consigli che mi vennero offerti furono tre:

  • Fai parlare tutti.
  • Fai capire loro che li stai ascoltando.
  • Capta l'umore e comportati di conseguenza.»
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    «Ok, ok, aspetti. Potrebbe approfondirli?» chiese la ragazza, riprendendo in mano il diario.

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    «Sì, volentieri. Il primo consiglio - fai parlare tutti - è un consiglio che ho molto a cuore. 

    In sostanza, fino a una decina di anni fa, mi succedeva spesso di non dare a tutte le persone la possibilità di parlare.

    Tuttavia, far parlare le persone - durante un meeting - è fondamentale. 

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    Ada,» continuò l’uomo, «prova a metterti nei panni di quella persona che per tutta la riunione sta lì ad ascoltare senza venire minimamente considerata. 

    Non è un’esperienza piacevole, condividi con me?»

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    «Sì, effettivamente ha ragione.» disse la ragazza, trascrivendo qualche appunto sul suo diario. «Ma come posso fare per coinvolgere tutte le persone?»

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    «Beh, ipotizziamo che manchino pochi minuti al termine della riunione e il tuo collega Sergey deve ancora aprire bocca. 

    Ciò che potresti fare è rivolgerti al team dicendo: “Mi piacerebbe sentire il parere di Sergey.” 

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    Oppure, potresti rivolgerti direttamente a Sergey dicendo: “Sergey, cosa ne pensi di ciò che abbiamo detto? Quali sono le tue idee in merito? Volevi dire qualcosa?

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    Facendo così potrai dare a chiunque la possibilità di parlare.»

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    «Ok, capisco. Quindi dovrò prestare attenzione al fatto che ognuno abbia la possibilità di esprimere la propria opinione. Dico bene?»

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    «Sì, esatto.» confermo l’uomo.

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    «D’accordo. Mi diceva che il secondo consiglio riguarda l’ascolto?»

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    «Sì, Ada. Ogni persona è bene che non solo abbia la possibilità di parlare, ma che abbia anche la consapevolezza di essere ascoltata. 

    Quindi, ogni volta che riprendi la parola durante un meeting, potresti parafrasare in pochi secondi quanto detto dalla persona che ha appena parlato.»

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    «Parafrasare? Cosa significa?»

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    «Significa semplicemente riassumere in poche parole ciò che la persona ha appena detto, utilizzando parole diverse o anche uguali. 

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    Se ad esempio la tua collega Kristina ha appena espresso la propria opinione su un aspetto specifico, tu potrai riprendere la parola dicendo: 

    “Ok bene, secondo Kristina questo aspetto potrebbe essere affrontato migliorando il design del nostro prodotto...”

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    In questo modo, Kristina si sentirà ascoltata e, di conseguenza, sarà più propensa a far sentire la propria voce in futuro.»

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    «Signore, non ci avevo mai pensato.»

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    «Oh ragazza, non hai idea di quante siano le cose a cui dovremmo davvero pensare. 

    Tuttavia, non appena ci saremo presi del tempo, avremo modo di pensare a ciò in cui crediamo sia bene pensare.»

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    L’uomo fermò per un momento le sue parole.

    La giovane russa tornò a guardare il lago, ora ancor più blu grazie alla luce del sole.







    «Signore, qual era il terzo consiglio di cui voleva parlarmi?»

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    «Il terzo consiglio che, da ormai un bel po' di tempo porto con me, è quello di captare l’umore e comportarsi di conseguenza.»

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    «D’accordo. Posso chiederle cosa intende?»

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    «È molto semplice, Ada. Le riunioni, come ogni altra esperienza sul nostro splendido pianeta, sono caratterizzate da emozioni. 

    Nonostante possiamo avere una scaletta ben precisa della riunione, è necessario adattarsi alle varie situazioni che si fanno vive durante essa.

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    È quindi bene captare se le persone risultano essere per caso confuse, tristi, frustrate, annoiate, pensierose.

    Sarà in base a questa capacità di comprendere le emozioni altrui che potremo dirigere la riunione nel migliore dei modi.»

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    «In che senso dirigere?» chiese la giovane russa.

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    «Beh, se ad esempio ti accorgi che il tuo collega Ivan ha uno sguardo leggermente infastidito, potresti dirgli: 

    “Ivan, posso chiederti quale sia la tua opinione a riguardo? Secondo il tuo punto di vista, come potremmo migliorare questa situazione specifica?”»

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    «Ok, ora capisco. In poche parole dobbiamo captare le emozioni altrui e fare in modo che ognuno possa esternarle, arricchendo di conseguenza la riunione. È così?»

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    «Sì ragazza, proprio così.»

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    «Ottimo, la ringrazio signore. Ha altri consigli da offrirmi?»

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    «Per oggi è tutto, cara Ada. Sono certo che questi consigli potranno esserti utili.» disse l’uomo alzandosi in piedi.

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    «Signore, dove andiamo?»

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    «Tu puoi rimanere qui, cara ragazza. Non hai più bisogno del mio aiuto. 

    Goditi uno dei più straordinari panorami di tutto il mondo. 

    Sii grata per ciò che la Siberia è ancora in grado di offrirci.»

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    Conclusione

    Ora che il signor Boris si è allontanato dall'incantevole spiaggia del Lago Bajkal, la giovane russa potrà godersi il resto della giornata a contatto con la natura incontaminata della Siberia.

    Nel mentre si rilasserà, Ada potrà riflettere sui preziosi input offerti dall’uomo per affrontare al meglio le proprie riunioni.

    Come prima cosa si ricorderà dell’importanza di far avere al proprio team un elenco delle attività che verranno trattate durante il meeting, con annesse le relative tempistiche.

    Poi, rifletterà su quanto sia importante preparare in anticipo non solo i documenti da condividere, ma anche le domande da porre alle persone del team.

    Infine, potrà portare alla mente gli ultimi tre consigli offertigli dal signor Boris: 

    • Fai parlare tutti.
    • Fai capire loro che li stai ascoltando. 
    • Capta l’umore e comportati di conseguenza.

    Grazie a tutto ciò, la giovane russa potrà tornare nella sua amata Irkutsk non solo più rilassata, ma anche consapevole di come poter diventare una Team leader ancor più impattante.

    In Russia tornerà a brillare l’unicità di Ada.


    Soft skills e comunicazione efficace durante i meeting



      

     

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    In questo modo avrai aiutato altre persone come te ad esaltare la propria unicità.

    Tutto questo per ridonare dignità all'essere umano. 

     

     

     

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