Freya, la giovane norvegese



Freya, una giovane ragazza norvegese, si ritrova dinanzi ad una serie di importanti decisioni.

Diventata da pochi mesi Team leader presso un’azienda tecnologica, Freya sta cercando un metodo per prendere decisioni in modo efficace, insieme a tutto il suo team di lavoro.

Cosa accadrà una domenica mattina non appena Freya racconta al suo fidanzato il sogno avuto durante la notte?

Scopriamolo ora, immergendoci nella sua storia.


Capacità decisionale: metodo degli scalini







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Freya, la giovane norvegese

Freya è una giovane ragazza norvegese originaria di Stavanger, una piccola città situata nella parte sudoccidentale della Norvegia.

 

Come prendere decisioni in un team di lavoro

 

 

 

È domenica mattina e Freya, ancora un po’ scombussolata dal sogno fatto in quella strana notte, va in cucina e raggiunge il suo fidanzato che, come suo solito fare, stava preparando la sua classica tazza di caffè.







«Erik, ho fatto un sogno strano.»

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«Freya, ancora con i tuoi sogni? Eh basta!»

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«No davvero, credo che il sogno mi voglia dire qualcosa.»

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«Va bene, raccontami…»

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«Una certa signora Gritt mi ha detto di raggiungerla allo scalino n°1000 della scala in legno più lunga al mondo. Tu la conosci per caso?»

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«Intendi la signora Gritt o la scala più lunga al mondo?» chiese sorridendo il fidanzato.

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«Dai, sciocco! Intendo la scala! Sai per caso dove si trova la scala in legno più lunga al mondo?»

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«No Freya, non saprei. Come puoi immaginare, le scale non sono tra i miei pensieri quotidiani.» disse Erik, sdraiandosi sul divano del salotto con in mano la sua tazza di caffè.

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La giovane norvegese, rimasta sola in cucina, fece una breve ricerca per scoprire dove si trovasse la scala in legno più alta al mondo.

Dopo qualche minuto, le sue parole si fecero nuovamente sentire.







«Erik, si trova qui in Norvegia! Nel villaggio di Flørli

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«Cosa?» chiese il fidanzato.

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«La scala in legno più alta al mondo.»

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«Wow.» rispose Erik, senza aggiungere altro.

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«Ti va se ci andiamo? Dista circa tre ore da qui!»

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«Freya, oggi è domenica. Devo guardare le partite.» disse Erik, ancora sdraiato sul divano di casa.

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«Vorrà dire che ci andrò da sola!» esclamò la ragazza, un po’ scocciata.

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Erik non rispose, e tornò a guardare la serie tv che aveva da poco iniziato.

Freya corse in camera, preparò uno zainetto e, con in mano due fette di pane di segale divise solamente da una fettina di salmone affumicato, uscì di casa mangiucchiando la sua solita colazione salata.

Scese in garage, entrò in auto, controllò il navigatore e si mise in viaggio.

Dopo poco più di due ore d’auto - e in seguito a una lunga riflessione riguardo il sogno fatto durante la notte - arrivò al villaggio di Lysebotn dove, ad attenderla, trovò un barcaiolo pronto per attraversare il lago Ternevass e portarla all’inizio della lunga scalinata.







«Buongiorno signore.» disse la ragazza al barcaiolo, non appena scesa dall’auto. «È questa la famosa barca che mi potrà portare alla partenza della scalinata?»

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«Buongiorno ragazza. Sì, se lo vorrai, potrò portarti ai piedi della scalinata in legno più lunga al mondo.»

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«Gliene sarei grata, signore. Forse non ci crederà, ma ho ricevuto in sogno una donna che mi diceva di poterla incontrare allo scalino numero 1000.»

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«Oh, certo che credo in ciò che dici.» disse il barcaiolo, ospitando Freya nella sua barchetta e dirigendosi verso l’inizio della scalinata.

«Ma dimmi, lo sai vero che gli scalini sono ben 4444?»

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«Sì, l’ho scoperto poche ore fa. Sono tantissimi! Per fortuna mi basterà fermarmi allo scalino numero 1000. È lì che mi aspetta una certa signora Gritt.»

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«Ok, molto bene.» disse il barcaiolo, senza aggiungere altro.

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I due proseguirono per una ventina di minuti a bordo della piccola barca in legno.

Il cielo, in quella giornata d’estate, era azzurro come era azzurra l’acqua del lago che, sotto di loro, stava traghettando la barca verso l’inizio dell’ascesa.

Il sole era già alto nel cielo e, in lontananza, si iniziò ad intravedere la partenza della scalinata.







«Signore, è quella lì in mezzo al bosco la scalinata?» chiese Freya, facendo un gesto con la mano.

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«Sì, ragazza. Ancora un paio di minuti e saremo arrivati.»

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La giovane norvegese si lasciò trasportare dagli ultimi passi della barchetta e, dopo qualche giro di lancetta, fu il momento di scendere.







«Bene ragazza, siamo arrivati! Puoi scendere.» disse il barcaiolo, indicando con la mano l’enorme scalinata davanti a loro, incastonata tra migliaia di pini e abeti rossi.

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«La ringrazio signore!» esclamò Freya, scendendo dalla barca e avvicinandosi al primo scalino.

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La giovane norvegese sistemò lo zainetto, bevve un goccio d’acqua e, con determinazione, iniziò la sua ascesa.

La camminata proseguì per circa un’oretta, tenendo a mente il conto degli scalini percorsi.

Ad un certo punto, quando si trovò a un centinaio di passi dal millesimo scalino, proiettò lo sguardo in alto, cercando di intravedere se vi fosse qualcuno.

Nessuna donna però sembra esservi.







«Chi me l’ha fatto fare?» pensò la ragazza, iniziando a percepire la fatica.

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I suoi passi proseguirono e, proprio quando si trovò a pochi gradini dallo scalino numero 1000, vide davanti a sé una donna.

Era seduta su uno scalino, e stava ammirando la vista di fronte a lei.

Freya salì gli ultimi gradini e si avvicinò a quella che doveva essere la signora Gritt.

La donna, vedendo Freya arrivare, prese la parola per prima.







«Buongiorno ragazza.»

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«Buongiorno signora.» disse Freya, con un po’ di fiatone.

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«È bello vedere giovani come te decidere di salire questa lunga scalinata. Complimenti!»

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«La ringrazio signora.» replicò la ragazza, rimanendo in piedi di fronte alla donna. «È lei la signora Britt?»

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«Sì, sono io. Ci siamo già incontrate?»

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«Credo di averla incontrata in sogno.» rispose un po’ imbarazzata la giovane norvegese.

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«In sogno? Facciamo così: ti andrebbe di sederti a fianco a me e gustarti una buona tazza di caffè?» chiese cordialmente la donna, sfilando un termos dal suo zainetto.

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«Sì, volentieri. Un po’ di caffè è proprio ciò che ci vuole.» rispose la ragazza, sedendosi sullo scalino in legno a fianco alla signora Gritt.

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La donna porse la calda bevanda alla giovane norvegese e rimase in silenzio per qualche attimo.

Freya ne approfittò per prendere fiato e ammirare da lontano il lago Ternevass.







«Ragazza,» riprese a parlare la donna, «mi dicevi che ci siamo già incontrate in uno dei tuoi sogni. Potresti dirmi il tuo nome?»

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«Mi chiamo Freya, signora.»

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«Piacere di conoscerti, cara Freya. Sono proprio curiosa di scoprire che genere di sogno ti ha fatto visita.»

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«È stato un sogno molto breve, signora. Niente di che.»

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«Niente di che, mi dici. D’accordo.» replicò la donna, senza chiedere ulteriori informazioni riguardo il sogno avuto da parte di Freya.

«Che fai di bello nella vita? È forse qualcosa che sta accadendo nella tua vita a portarti qui?»

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«Ehm, forse sì, signora. Sono una Team leader in un’azienda tecnologica di Stavanger, e mi trovo in un periodo molto intenso.»

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«Prosegui Freya, dimmi pure in cosa consiste l’intensità del tuo lavoro.»

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«Beh, essendo diventata Team leader da pochi mesi, sento ora un pizzico di tensione. Non è facile guidare un team di cinque persone. È la prima volta che mi accade.»

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«Capisco. Anch’io, in quanto responsabile di questa lunga scalinata, guido un team di una manciata di persone, e posso confermarti non sia per nulla facile.»

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«E come fa?»

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«Come faccio a fare cosa?»

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«Come fa a gestire un team di sei persone?»

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«Freya, come ben sai, la gestione del team prevede diversi aspetti. Qual è l’aspetto che più di tutti vorresti rafforzare?»

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La giovane norvegese rimase in silenzio e, riflettendo, pensò agli ultimi mesi trascorsi insieme ai suoi colleghi e alle sue colleghe. 

Rifletté sul futuro che li stava attendendo.







«Signora, credo che mi ci vorrebbe un metodo più strutturato per prendere decisioni.»

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«Mi stai dicendo che necessiti di un metodo per prendere decisioni in totale autonomia? O intendi un metodo per decidere insieme a tutto il tuo team?»

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«Sì, vorrei capire se vi è un metodo per inglobare tutte le persone del team nel processo decisionale.»

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«Mmm, mi piace questa tua necessità. In quanto Team leader, ti fa onore il fatto di voler aggregare tutte le persone nel prendere decisioni.»

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«Beh, credo sia la cosa giusta da fare, signora.»

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«Sì! Quella, è la cosa giusta da fare. E potrai farla.»

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La donna fermò per un istante le sue parole e rifletté su come poter aiutare la giovane norvegese.







«Freya, per me è un piacere poter aiutare una giovane come te nel migliorare la qualità del proprio lavoro. Tuttavia, non sono un'esperta in quest'ambito. 

L’unica cosa che posso fare è raccontarti come io, nel mio piccolo, sono abituata ad inglobare tutte le persone del mio team nel prendere decisioni.

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Se credi che la mia esperienza potrà esserti d’aiuto, sarò felice di proseguire la chiacchierata con te.»

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«Sì signora, certo che sì. Che metodo utilizza lei?» chiese immediatamente la giovane norvegese.

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«È un metodo molto semplice, ragazza. L’ho adottato qualche anno fa quando, guardando questa lunga scalinata, mi sono resa conto che la soluzione stava proprio in questi scalini.»

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«In questi scalini? In che senso, scusi?»

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«Ora capiamo il senso, cara Freya. Mi dicevi che nel tuo team siete in sei persone, corretto?»

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«Sì, corretto. Io e altre cinque persone: tre donne e tre uomini.»

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«Ok, fantastico. Anche il mio piccolo team di lavoro è caratterizzato da sei persone. Sarà quindi molto facile condividerti questo semplice metodo.

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Dimmi un po’, » proseguì la donna dopo un momento di pausa, «tra le tante decisioni che devi prendere, ve n’è per caso una in particolare che sta occupando la tua mente? 

Riflettici pure qualche istante.»

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La giovane norvegese staccò gli occhi dalla donna e li donò al panorama di fronte a lei.

I suoi occhi rimasero per qualche secondo incollati al fiordo di Lysefjord.

I suoi pensieri si diressero verso un’importante decisione che, da lì a qualche settimana, Freya e tutto il suo team avrebbero dovuto prendere.







«Ok signora, ho portato alla mente una decisione molto importante.»

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«Bene, molto bene. Ti andrebbe di condividere la decisione che dovrete prendere tu e il tuo team?»

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«Sì, certo. Essendo noi un’azienda tecnologia, e lavorando in un team legato alla costruzione di un software, dobbiamo decidere se introdurre o meno una funzionalità specifica.»

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«Ok, vediamo se ho capito. La decisione che dovrete prendere riguarda se aggiungere una nuova funzionalità o se mantenere il software così com’è. Corretto?» chiese conferma la donna.

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«Sì, proprio così.»

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«Ottimo. E immagino che per voi sia una decisione molto importante. È così?»

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«Sì, molto. È una funzionalità che, se aggiunta, andrebbe a cambiare in modo abbastanza drastico l'esperienza che i nostri clienti vivranno nell'utilizzo del software.

Il dubbio che ci sta attanagliando nelle ultime settimane è se implementare questa grande modifica - magari testandola su un numero limitato di clienti -, o se tenere tutto così com’è.»

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«D’accordo. Sì, è una decisione molto importante la vostra.» confermò la donna.

«Ora ti chiedo: secondo te, qual è il primo scalino che dovrai compiere in qualità di Team leader? 

Secondo il tuo punto di vista, quale dovrebbe essere la prima attività da fare per prendere una decisione in modo funzionale?»

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«Ehm, non saprei, signora.» rispose all'istante la ragazza.

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«Sì, è normale non sapere. Anch’io non sapevo fino a qualche anno fa. 

Poi, prendendomi una breve pausa, ho riflettuto su quale potesse essere il primo scalino da compiere.

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Ho portato alla mente quella che poteva essere l’attività che, secondo il mio punto di vista, era la più intelligente da svolgere prima di prendere una qualsiasi decisione.

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Ricordo quando, proprio nel punto in cui ci troviamo ora io e te, mi chiesi: che cosa devo fare prima di prendere una qualsiasi decisione che riguarda il mio team di lavoro?

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E, come stai già immaginando, cara ragazza, è stato proprio prendendomi una pausa di silenzio - e riflettendo - che i pensieri si sono diretti su quella prima azione necessaria. Quell’azione che mi avrebbe permesso, poi, di compiere tutti gli scalini successivi.»

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La giovane norvegese, tutto d’un tratto, interruppe la donna.







«Signora, ce l’ho!» esclamò Freya, portando alla mente un’azione che secondo lei era funzionale svolgere come prima cosa.

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«Wow, dimmi pure.»

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«Credo che, prima di riunirci tutti insieme e prendere una decisione, è bene che io presenti a tutto il team l’importante decisione che dobbiamo prendere. 

Solitamente siamo abituati a organizzare una riunione e parlare tutti insieme della decisione da adottare. Credo però non sia la cosa migliore da fare.»

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«Davvero? E quale credi essere la cosa migliore da fare?» chiese la signora Britt.

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«Credo di dover creare una breve presentazione da inviare loro riguardo la decisione da prendere. In questo modo, prima di vederci in riunione, potranno già farsi una loro prima opinione.»

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«Freya, davvero complimenti per la tua riflessione. Pensa che è esattamente il primo scalino che compio, anch’io, ogni volta che voglio prendere una decisione insieme al mio team.

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Ciò che faccio è inviare loro una breve email, o una breve presentazione, inerente la decisione che dovrà essere presa.

Così facendo, do ad ogni persona una fetta di responsabilità riguardo la decisione da adottare.»

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«Ok signora, quindi mi conferma essere questo il primo scalino?»

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«Sì, proprio così.»

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«E il secondo?» chiese subito la ragazza.

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«Il secondo? Tu cosa faresti dopo aver compiuto il primo scalino?»

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«Beh, radunerei tutte le persone e parlerei con loro riguardo la decisione da prendere.»

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«Ok Freya, ti faccio una domanda: secondo te, ha più senso parlare con tutte le persone, o è forse meglio parlare con una persona alla volta?»

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La giovane norvegese si prese del tempo per riflettere.







«Signora, non saprei proprio.»

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«È tutto ok, ragazza. Ti dico come affronto io questo secondo scalino.

Personalmente, dopo aver inviato una breve presentazione a tutte le persone del mio team, organizzo una riunione di circa un’ora o un’ora e mezza.

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Quello che faccio però, non è iniziare la riunione con tutte le persone, bensì faccio entrare nella riunione una persona alla volta.»

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«Signora, potrebbe farmi un esempio?»

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«Certo Freya, ipotizziamo che decida di organizzare una riunione alle ore 9:00.

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Ciò che faccio è iniziare la riunione con una sola persona. 

Questa persona mi racconterà - individualmente - le proprie opinioni riguardo la decisione che dobbiamo prendere. Opinioni nate grazie alla presentazione che ho inviato a lei e alle altre persone nei giorni precedenti.

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Questa persona, non conoscendo la mia opinione - e nemmeno quella delle altre persone - si lascerà più facilmente andare, senza farsi influenzare dalle idee altrui.»

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«D’accordo signora. E una volta che la persona avrà espresso la propria opinione, cosa accadrà?»

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«Beh, a quel punto - in pochi minuti - esprimerò la mia di opinione. In questo modo il secondo scalino sarà compiuto.»

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«E poi?» domandò incuriosita Freya.

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«Poi passeremo a tutti gli altri scalini. Nei minuti successivi includeremo nella riunione la terza persona. 

Anch’essa - senza essere influenzata dalla mia opinione, e dall'opinione offerta poca prima dalla seconda persona - potrà raccontare le proprie idee. 

E, una volta che avrà offerto la propria idea riguardo la decisione da prendere, faremo un breve riassunto di quelle che sono le idee mie e della seconda persona.»

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«Wow! È un metodo diverso da quelli appresi finora!» esclamò la ragazza, non ricordando di aver mai sentito parlare di una metodologia simile.

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«Sì, è diverso. Ciò non significa che sia il migliore. Significa semplicemente che potrà essere preso in considerazione per dare ad ogni persona la massima libertà - e la massima responsabilità - riguardo una decisione da prendere.»

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«D’accordo signora. Immagino che una volta compiuto il terzo scalino, anche gli scalini seguenti procederanno allo stesso modo.»

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«Esattamente Freya! Il quarto scalino prevederà il far entrare nella riunione la quarta persona, così da permettere anche a lei di offrire la propria opinione. 

Non appena anch’essa avrà concluso di parlare, svolgeremo il nostro solito breve riassunto - così da allineare anch'essa sulle idee delle altre persone - e passeremo in seguito al quinto scalino. E così via.»

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«Ok signora. Quindi, se non sbaglio, essendo il mio team composto da sei persone, vi saranno sei scalini da compiere. 

Il primo scalino riguarderà l’invio di una presentazione inerente la decisione da prendere. 

Gli altri cinque scalini, invece, riguarderanno la riunione che, da come mi ha detto, dovrà essere “scaglionata”.»

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«Esattamente, proprio così. Oltre a ciò, naturalmente, vi sarà un ultimo scalino da compiere.»

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«Quale signora?»

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«Beh, l’atto di prendere la vera e propria decisione. Nei primi scalini abbiamo semplicemente portato alla luce le opinioni delle persone, senza che esse vengano minimamente influenzate dalle idee altrui. 

Nell’ultimo gradino - che nel tuo caso sarà il numero sette - dovrete prendere la decisione definitiva, basandovi naturalmente su quanto ascoltato sin a quel momento.»

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«Ok, mi è chiarissimo. Posso farle una domanda?» chiese la giovane norvegese.

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«Certo, chiedimi pure ciò che vuoi.»

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«Quanto dovrà durare la riunione?»

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«Ottima domanda, ragazza. Diciamo che tutto dipende dall’importanza della decisione da prendere. 

Come ti dicevo poco fa, immaginando che la riunione inizi alle ore 9:00, potresti ipotizzare di dare ad ogni persona cinque minuti di orologio per esprimere la propria opinione.»

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«Quindi mi basterà una mezz’oretta? Sarà sufficiente una riunione dalle 9:00 alle 9:30?» chiese conferma la ragazza.

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«Attenzione Freya, ti ricordo che al termine di ogni discorso dovrà essere fatto un breve ripasso delle opinioni altrui.

Una riunione di questo tipo potrebbe durare un’ora, a volte un’ora e mezza.»

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«Già, ha ragione. Inoltre, se non erro, al termine bisognerà prendere la decisione definitiva.»

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«Sì, proprio così. Ad ogni modo, è possibile valutare se prendere la decisione definitiva al termine della riunione o, nel caso si voglia far passare qualche giorno, prendere la decisione nelle giornate successive.

Tutto dipende dalla grandezza e dall’urgenza della decisione da prendere.»

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«D’accordo signora, ora capisco l’attinenza tra questi scalini e il suo metodo. Complimenti per l’idea che ha avuto.»

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«Oh ragazza, ti ringrazio per i tuoi complimenti. Ad ogni modo, sono io a complimentarmi con te per la tua sete di sapere, oltre che per gli scalini che percorrerai tra poco.»

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«In che senso?»

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«Beh, noi qui ci troviamo allo scalino numero 1000. Gli scalini sono 4444.

Sta a te ora decidere se proseguire, o se prendere la via che vedi alla nostra sinistra.» disse la donna voltandosi verso una piccola stradina.

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«Dove si va da quella parte?» domandò la giovane norvegese, proiettando lo sguardo verso il percorso sterrato.

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«Ragazza, chi prende quella via decide semplicemente di non raggiungere lo scalino numero 4444.

Sta a te ora decidere, Freya.» disse la donna.

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La signora Gritt si alzò in piedi, salutò la giovane norvegese e si immerse nel bosco, scomparendo tra gli alberi.

Freya rimase qualche secondo immobile.

Poi, si alzò. 

Alzandosi, decise.









Conclusione

Ora che Freya ha deciso di proseguire verso lo scalino numero 4444, avrà tutto il tempo per riflettere sull’incontro avvenuto con la signora Gritt.

D’ora in poi, ogni volta che vorrà prendere una decisione insieme al suo team, la giovane norvegese potrà estrarre dal suo arsenale il metodo degli scalini.

Come primo scalino, non farà altro che presentare la decisione da adottare a tutto il team di lavoro.

Una volta compiuto il primo scalino, ciò che Freya farà, sarà semplicemente organizzare una “riunione scaglionata”.

Così facendo, darà a tutte le persone la possibilità di esprimere la propria opinione, e ascoltare - successivamente - le idee avute da parte di tutti e tutte.

In questo modo, l'intera squadra si sentirà più partecipe, e la giovane norvegese percepirà di essere la Team leader che ha da sempre sognato essere.

In Norvegia tornerà a brillare l’unicità di Freya.

 

Capacità decisionale: metodo per prendere decisioni  

 

 

 

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