Metodo Eisenhower: il metodo di gestione del tempo per Team efficaci.

 

Aiutare i propri collaboratori a gestire al meglio il proprio tempo significa dare loro le chiavi dell’indipendenza.

Che piaccia o no l’indipendenza dei propri collaboratori è qualcosa che deve - e può - essere coltivata.

In questo episodio inizieremo col comprendere il metodo Eisenhower per la gestione del tempo.

Capiremo poi quali sono i dietro le quinte di questo approccio e quale sia un’altra metodologia che può sposarsi con questo metodo.

Infine vedremo un esempio pratico di applicabilità nel mondo aziendale.

 

Tutto questo per rendere i vostri collaboratori abili di gestire il proprio tempo.

Tutto questo per rendere i vostri collaboratori più indipendenti.

Tutto questo per esaltare l’unicità dei vostri collaboratori.


Stiamo per iniziare il 42° episodio di Moonly TRAINING.

Partiamo.



Gestione del tempo: metodo eisenhower come funziona?

 

 

In questo 42° episodio risponderemo alle seguenti domande.

  1. Come aiutare i propri collaboratori a gestire al meglio il proprio tempo?
  2. Che cos’è la matrice di Eisenhower?
  3. Per quale motivo è nato il metodo Eisenhower?
  4. Come funziona il metodo Eisenhower?
  5. Qual è il binomio che caratterizza il metodo Eisenhower?
  6. In che modo la matrice Eisenhower può sposarsi con il metodo E.A.D.O.?
  7. Qual è un esempio pratico di applicabilità in azienda?
  8. In che modo una miglior gestione del tempo avrà reso i team di lavoro più indipendenti?
  9. Qual è l’obiettivo finale della matrice di Eisenhower?

 

 

luna moonly

Moonly

 

Come sempre, massima trasparenza.

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Che cos’è il metodo Eisenhower?

Produttività e gestione del tempo sono due Human skills che vanno a braccetto nel mondo aziendale.

 

Human skills gestione del tempo

 

 

In un’epoca dove le attività sembrano non terminare mai e dove sembra non ci sia mai spazio per il nostro tempo libero, è necessario capire come coltivare sia la produttività che la gestione del tempo.

Come abbiamo già visto in questo episodio, la gestione del tempo - insieme alla gestione dell’energia e alla gestione del focus - formano il Triangolo della produttività, ossia i tre pilastri per rendere i propri collaboratori più produttivi.

 

Triangolo della produttività e metodo eisenhower

 

 


Saper gestire al meglio il proprio tempo sta diventando fondamentale in questo periodo storico.

Riuscire a offrire ai propri collaboratori un metodo per gestire le varie attività significa coltivare in loro l’indipendenza.

 

Indipendenza metodo eisenhower

 

 

Sappiamo sia io che te quanto l’indipendenza venga ricercate sia dalle aziende che dalle persone stesse.

Per l’azienda avere collaboratori indipendenti significa avere meno costi da sostenere e meno problemi da risolvere.

Per le persone sentirsi indipendenti significa riuscire a dare un maggior significato a ciò che fanno al lavoro.

 

 Significato attività

 

 

Come abbiamo visto in questo episodio la significatività è un tratto determinante della motivazione delle persone (e di una Leadership più emotiva).

Sarà solamente coltivando l’indipendenza delle persone che esse diventeranno più responsabili e più capaci di affrontare i problemi di tutti i giorni.

 

Responsabilità problem solving

 



Detto ciò, in questo episodio ci focalizzeremo sulla gestione delle numerose attività che ogni vostro collaboratore deve portare avanti al lavoro.

Ogni persona infatti ha una serie di attività da svolgere che possono risultare più o meno importanti e urgenti.

Sarà proprio dalle parole "importante" e "urgente" che capiremo come aiutare i vostri collaboratori a gestire al meglio il proprio tempo.

 

Matrice eisenhower importanza urgenza 

 

 

Ciò che approfondiremo in questo episodio è il metodo Eisenhower, un metodo semplice, pratico e collaudato per gestire al meglio le attività lavorative.

Il metodo Eisenhower è un metodo che nella sua banalità nasconde una grande efficacia.

Il mio consiglio, se ti va, è quello di sperimentarlo prima su di te (nel caso non lo stessi già attuando) e di consigliarlo eventualmente ai Team Leader della vostra azienda.

Loro, di conseguenza, potranno consigliarlo ai propri colleghi di lavoro.  

 

Metodo eisenhower in azienda

 

 

Partiamo col dire che il metodo Eisenhower è stato realizzato dal generale americano e presidente degli U.S.A. Dwith D. Eisenhower

Eisenhower si rese conto che esistevano molti metodi per gestire al meglio le attività più importanti e critiche, ma non c’era un metodo semplice per gestire tutte le attività, anche quello meno importanti e  poco urgenti.

Di conseguenza diede vita al suo personale metodo che strutturò utilizzando una semplice matrice

Secondo Eisenhower qualsiasi attività deve essere distinta tra:

  • attività importante
  • attività urgente

 

Attività importanti e urgenti eisenhower

 


Dalle parole “importante” e “urgente” ha dato vita alla sua matrice per la gestione del tempo e delle attività.

Vediamo nello specifico come funziona il metodo Eisenhower e la sua matrice.

 

 

 

Matrice di eisenhower




 

 

Come funziona il metodo Eisenhower?

Il metodo Eisenhower è caratterizzato da una matrice a quattro quadranti

Secondo Eisenhower qualsiasi attività deve essere analizzata in base al suo grado di importanza e di urgenza.

Di conseguenza, secondo Eisenhower esistono quattro classificazioni.

Un’attività può essere:

  • Importante e urgente;
  • Importante ma non urgente;
  • Non importante ma urgente;
  • Non importante e non urgente.

 

 

Livello di importanza attività eisenhower



 

Questa sua classificazione ci porta ai suoi quattro quadranti.

 

 

Matrice eisenhower quattro quadranti

 

 

Quadrante A

All’interno del quadrante A ci saranno tutte quelle attività che la persona ritiene essere sia importanti che urgenti.

Queste attività, secondo Eisenhower, andrebbero svolte immediatamente altrimenti il rischio è quello di frenare o bloccare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.



Attività importanti e urgenti metodo eisenhower

 

 

Quadrante B

All’interno del quadrante B ci saranno invece tutte le attività importanti ma non urgenti.

Secondo Eisenhower tutte queste attività sono strettamente connesse con il raggiungimento degli obiettivi prefissati quindi è bene portarle a compimento.

Essendo però delle attività non urgenti è possibile fissare una data di scadenza un po’ più posticipata.

 

 

Attività importanti ma non urgenti metodo eisenhower



 

Quadrante C

All’interno del quadrante C ci saranno tutte quelle attività poco importanti ma comunque urgenti.

Di conseguenza, essendo attività urgenti è necessario portarle a termine il prima possibile.

Tuttavia Eisenhower ci ricorda che, essendo queste attività non importanti, sarebbe bene delegarle a qualcun altro (a patto di avere le risorse necessarie per farlo).

 


Attività non importanti ma urgenti metodo eisenhower

 

 

Quadrante D

Infine, all’interno del quadrante D ci saranno tutte quelle attività che non sono importanti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Queste attività, oltre a non essere importanti non sono nemmeno urgenti, quindi secondo Eisenhower questi task andrebbero posticipati all’ultimo minuto o eventualmente eliminati.

 

Attività non importanti e non urgenti metodo eisenhower 

 

 

Personalmente credo molto nell’eliminare le attività superflue.

Nell’episodio riguardo il metodo E.A.D.O. (il metodo che utilizzo personalmente) abbiamo proprio parlato di quanto sia fondamentale comprendere se vi siano delle attività che possono essere eliminate fin da subito

Personalmente, ogni volta che mi viene proposta una nuova attività o ogni volta che è necessario svolgere un nuovo task la prima domanda che mi faccio è: “posso eliminarla?

Quali attività eliminare 

 

 

In sostanza, cerco di comprendere fin da subito se quell’attività potrei non farla.

Essendo il tempo la risorsa più scarsa che abbiamo credo che il passaggio di eliminazione sia fondamentale.

Ti racconto di me non tanto per parlarti della mia vita, bensì per essere coerente con ciò che ti sto dicendo.

Coerenza metodo eisenhower

 

 

 

Detto ciò, una domanda che potresti farti è: “le attività che Eisenhower consiglia di eliminare dove finiscono?”

Le possibilità sono diverse.

La prima possibilità è quella di eliminare definitivamente le attività che non sono funzionali.

Ciò significa che queste attività non verranno minimamente svolte, nemmeno in futuro.

Eliminazione attività matrice di eisenhower

 

 


La seconda possibilità è quella di archiviarle.

Una volta archiviate sarà necessario accedere all’archivio una volta ogni X settimane (solitamente 4-12 settimane) e valutare se ci sono delle attività arretrate che sarebbe funzionale svolgere.

Naturalmente queste attività potranno essere svolte solamente quando si avrà del tempo extra da dedicare.

Archiviazione attività eisenhower



 

Bene, ora che abbiamo visto come funziona il metodo Eisenhower facciamo un esempio pratico.



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Momento di riflessione: che correlazione c'è tra la produttività dei vostri collaboratori e la loro energia?

Ne abbiamo parlato nell'episodio "Produttività al lavoro: come attivare l'energia dei propri collaboratori".

Puoi iniziare ora l'episodio qui.

 

Produttività al lavoro: come attivare l'energia dei propri colleghi.

 

 

 

 

 

 

Esempio pratico metodo Eisenhower.

Abbiamo capito che il metodo Eisenhower si basa sul binomio importanza/urgenza.

Vediamo ora un esempio pratico di applicazione.

 

Esempio pratico metodo eisenhower

 


Immagina Luna, una marketing specialist.

 

Matrice eisenhower esempio in azienda

 



Luna, insieme al suo team, ha in programma la realizzazione di una serie di campagne marketing con l’obiettivo di ottenere 100 nuovi clienti entro 3 mesi.

Come prima cosa Luna farà un elenco delle attività che secondo lei è necessario svolgere.

Il suo elenco è il seguente.

  • Ideazione campagna Facebook.
  • Ideazione campagna Google.
  • Creazione campagna Facebook.
  • Creazione campagna Google.
  • Creazione post per Facebook.
  • Creazione post per Instagram.
  • Creazione flusso di Email Marketing.
  • Monitoraggio giornaliero campagne.

 

Attività esercizio matrice eisenhower



 

A questo punto Luna dovrà dare un punteggio da 1 a 10 al livello di importanza di ogni singola attività.

 

Livello di importanza esercizio matrice eisenhower

 

 


Il suo elenco aggiornato sarà il seguente.


Livello di importanza
  • Ideazione campagna Facebook: 9
  • Ideazione campagna Google: 9
  • Creazione campagna Facebook: 9
  • Creazione campagna Google: 9
  • Creazione post per Facebook: 6
  • Creazione post per Instagram: 4
  • Creazione flusso di Email Marketing: 9
  • Monitoraggio giornaliero campagne: 8

 

Valore livello importanza metodo eisenhower



 

Ora che Luna ha compreso il livello di importanza delle varie attività darà un punteggio da 1 a 10 al livello di urgenza di ogni singola attività.

 

Livello di urgenza metodo eisenhower

 

 

 

Il suo elenco aggiornato sarà il seguente.


Livello di urgenza
  • Ideazione campagna Facebook: 9
  • Ideazione campagna Google: 9
  • Creazione campagna Facebook: 6
  • Creazione campagna Google: 6
  • Creazione post per Facebook: 8
  • Creazione post per Instagram: 5
  • Creazione flusso di Email Marketing: 5
  • Monitoraggio giornaliero campagne: 2

 

Valore livello di urgenza metodo eisenhower

 

 


Ora che Luna ha un’idea più chiara del livello di importanza e di urgenza delle singole attività riuscirà a comprendere in modo più chiaro quali siano:

  • le attività importanti e urgenti;
  • le attività importanti ma non urgenti;
  • le attività non importanti ma urgenti;
  • le attività non importanti e non urgenti.

 

Matrice metodo eisenhower




Per fare ciò Luna prenderà ogni singola attività e guarderà con i suoi occhi il livello di importanza e urgenza che ha dato precedentemente.

Una volta fatto ciò si farà la seguente domanda.

"Secondo me, “l’attività X” è un’attività importante e urgente, importante ma non urgente, non importante ma urgente, oppure importante urgente?

 

Scelta attività eisenhower

 

 


Nell’esempio di Luna, la prima domanda che si farà sarà la seguente.

Secondo me, l’ideazione campagna Facebook è un’attività importante e urgente, importante ma non urgente, non importante ma urgente, oppure né importanteurgente?”

 

Domanda da porsi scelta quadrante metodo eisenhower

 

 


In base alla risposta che darà posizionerà l’attività nel quadrante di riferimento.

Questa domanda dovrà porsela per ogni singola attività.

Al termine di quest’analisi Luna si ritroverà ad avere quattro elenchi.

I suoi quattro elenchi sono i seguenti.



1・Attività importanti e urgenti.
  • Ideazione campagna Facebook (9 - 9)
  • Ideazione campagna Google (9 - 9)

 

Primo quadrante metodo eisenhower attività importante e urgente

 


 

2・Attività importanti e non urgenti.
  • Creazione campagna Facebook (9 - 6)
  • Creazione campagna Google (9 - 6)
  • Creazione flusso di Email Marketing (9 - 5)
  • Monitoraggio giornaliero campagne (8 - 2)

 

Secondo quadrante matrice eisenhower attività importante ma non urgente



 

3・Attività non importanti e urgenti.
  • Creazione post per Facebook (8 - 6)

 

Terzo quadrante matrice eisenhower attivita non importante ma urgente

 

  


4・Attività non importanti e non urgenti. 
  • Creazione post per Instagram (4 - 5)

 

Quarto quadrante della matrice di eisenhower attività non importante e non urgente

 

 

Naturalmente Luna dovrà darsi una spiegazione logica e razionale in riferimento a queste sue scelte.

Una spiegazione plausibile di ogni attività potrebbe essere la seguente.

 

_  

"L’ideazione delle campagne Facebook e Google la reputo importante perché senza l’ideazione la creazione sarebbe meno efficace.

Queste due attività le reputo anche urgenti perché senza queste attività non potrò creare, monitorare le campagne." 

 

Primo quadrante matrice gestione del tempo eisenhower 

 

_

"La creazione delle campagne Facebook e Google la reputo importante perché è necessaria per far arrivare il messaggio promozionale ai nostri possibili clienti.

Tuttavia non la reputo di estrema urgenza perché prima di tutto dovrò focalizzarmi sull'ideazione di tali campagne."

 

Attività secondo quadrante metodo gestione tempo eisenhower 

 

"La creazione del flusso di Email Marketing la reputo importante in quanto è necessaria per creare un contatto diretto con i nostri possibili clienti.

Tuttavia non la reputo urgente perché prima di tutto dovrò ideare la campagna.

In base all’ideazione andrò poi a strutturare l’intera comunicazione all’interno delle email."

 

Attività time management eisenhower 

 

 

_

"Il monitoraggio giornaliero delle campagne è importante in quanto l’analisi dei dati è alla base di qualsiasi campagna.

Tuttavia non reputo questa attività urgente perché prima di tutto dovrò ideare e creare le campagne."

 

Tasks secondo quadrante eisenhower

 

_

"La creazione dei post su Facebook non la reputo un’attività importante in quanto Facebook sembra non performare più come in passato.

Ad ogni modo, nel caso volessi/dovessi svolgerla la reputo un'attività urgente in quanto necessaria per creare un minimo di engagement fin da subito."

 

 

Gestione tasks metodo eisenhower terzo quadrante 

  

_

"La creazione dei post su Instagram non la reputo un’attività importante perché il nostro pubblico di riferimento non si trova su Instagram.

Inoltre non la reputo nemmeno un’attività urgente perché non avendo ancora un account Instagram aziendale bisognerebbe crearlo da zero e attendere qualche mese per vedere i primi risultati

Di conseguenza è meglio che quest’attività venga posticipata più in là quando avremo una strategia chiara per crescere anche su Instagram."

 

Time management e tasks metodo eisenhower quarto quadrante

 

 

Ora che Luna ha confermato la sua tesi (logica e razionale) saprà che:

  • L’ideazione della campagna Facebook andrà svolta immediatamente.
  • L’ideazione della campagna Google andrà svolta immediatamente.
  • La creazione della campagna Facebook andrà svolta subito dopo le prime due attività.
  • La creazione della campagna Google andrà svolta subito dopo le prime due attività.
  • La creazione del flusso di Email Marketing andrà svolta subito dopo le prime due attività.
  • Il monitoraggio giornaliero delle campagne andrà svolto subito dopo le prime due attività.
  • La creazione post per Facebook andrà possibilmente delegata a un suo collega (in alternativa, essendo un’attività urgente dovrà svolgerla subito dopo le prime due attività).
  • La creazione post per Instagram la archivierà per il futuro.

 

Consapevolezza attività gestione del tempo



 

Ora potresti chiederti: “E se a Luna dovesse accadere un imprevisto?”

 

Imprevisto matrice eisenhower cosa fare

 

 


Ottima domanda.

Ipotizziamo che a Luna le venga assegnata (o si assegni in autonomia) una nuova attività relativa alla sperimentazione di più campagne Facebook.

L’attività si chiama “A/B Test”.

 

Attività nuova metodo eisenhower come funziona

 


Luna dovrà chiedersi: “Secondo me, l’A/B Test è un’attività importante e urgente, importante ma non urgente, non importante ma urgente, oppure né importanteurgente

 

Modifiche matrice eisenhower

 

 


In base alla risposta che darà si comporterà di conseguenza.

 

Matrice eisenhower gestione tempo nuovo task




Detto ciò, il mio consiglio è quello di far sperimentare la matrice di Eisenhower ai vostri collaboratori.

Essi valuteranno in autonomia se questo metodo si addice o meno alle proprie esigenze.

Ad ogni modo ti consiglio di approfondire il metodo E.A.D.O. che se ben mixato con il metodo Eisenhower può rendere i vostri collaboratori più autonomi e indipendenti.

 

 

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Momento di riflessione: in che modo il wellbeing è strettamente connesso con la gestione del tempo e della produttività dei vostri collaboratori?

Ne abbiamo parlato nell'episodio "Wellbeing aziendale: la guida pratica per un'alimentazione energetica".

Puoi iniziare ora l'episodio qui.

 

Wellbeing aziendale: la guida pratica per un'alimentazione energetica.

 

 

 

 

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Prima di concludere l'episodio

Prima di passare alla parte conclusiva di questo episodio ti invito a scaricare il nostro Moonly PLAYBOOK, il manuale strategico da leggere in 1 minuto

Scaricandolo ora:

  • avrai cristallizzate tutte le strategie pratiche che abbiamo trattato in questo episodio, senza correre il pericolo di dimenticartele
  • potrai tenere sempre con te le strategie pratiche da applicare in azienda, senza dover tornare nuovamente in questo episodio per rileggerle;
  • potrai condividere le strategie appena apprese direttamente con i tuoi colleghi, senza rischiare di dimenticarti ciò che hai appena letto. 

 

Gestione del tempo - manuale per aziende 

 

 

 

 

Conclusione

Anche questo episodio (come gli altri) sta per concludersi.

In questo 42° episodio abbiamo capito che:

  • la gestione del tempo è strettamente connessa con l’indipendenza delle persone;
  • l’indipendenza delle persone è strettamente connessa con la loro motivazione intrinseca;
  • coltivare la motivazione intrinseca nelle persone vi avrà aiutato a trattenere i migliori talenti (oltre che attrarli).

 

 

Risultati metodo eisenhower



 

Per migliorare la gestione del tempo dei vostri collaboratori abbiamo esplorato il metodo Eisenhower che si basa su due concetti:

  • importanza
  • urgenza

Come funziona il metodo eisenhower



 

La matrice di Eisenhower si basa sul comprendere se le attività che dobbiamo svolgere siano:

  • Importanti e urgenti;
  • Importanti ma non urgenti;
  • Non importanti ma urgenti;
  • Non importanti e non urgenti.

 

Cos'è la matrice di eisenhower



 

Dal momento in cui i vostri collaboratori avranno fatto loro questo metodo (sposando anche il metodo E.A.D.O.), essi diventeranno:

  • delle persone più capaci di gestire al meglio il proprio tempo;
  • delle persone più indipendenti e realizzate;
  • delle persone capaci di esaltare la propria unicità.

 

Vantaggi matrice eisenhower

 

 

 

 

Congratulazioni per aver terminato il 42° episodio di Moonly TRAINING.

Spero che le strategie che ti abbiamo offerto potranno esserti d'aiuto.

Ti sarei davvero grato se investissi 30 secondi del tuo tempo per lasciarci un tuo feedback anonimo qui (nessuna mail richiesta).

Inoltre, sentiti libero/a di condividere il link di questo episodio con tutte le persone che sai già potranno beneficiarne.

Avrai contribuito alla nostra missione.

Grazie, e a presto.

Ciao.

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"Tutto questo per esaltare l'unicità delle persone, facendovi diventare un'azienda unica."

 

Moonly

 

 

 

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